Polityka etycznego postępowania w biznesie

1. Cel i zakres

Niniejsza Polityka określa standardy etycznego postępowania obowiązujące w House of Product sp. z o.o. („Firma"). Wyraża nasze zobowiązanie do prowadzenia działalności uczciwie, zgodnie z prawem i z poszanowaniem ludzi, klientów, partnerów biznesowych i środowiska. Polityka obowiązuje: • wszystkich pracowników i osoby współpracujące z Firmą, niezależnie od podstawy prawnej (umowa o pracę, umowy cywilnoprawne, kontrakty B2B), • podwykonawców i dostawców działających w imieniu lub na rzecz Firmy — w zakresie, w jakim wykonują pracę na rzecz Firmy lub jej klientów. Firma jest mikroprzedsiębiorstwem świadczącym usługi doradztwa produktowego. Polityka jest proporcjonalna do skali działalności: nie tworzymy pozornych struktur compliance, lecz przypisujemy odpowiedzialność realnym osobom i realnym procesom.

2. Wartości i zasady ogólne

Fundamentem naszej kultury pracy są trzy wartości. Nie są ozdobą tego dokumentu — stanowią klucz interpretacyjny dla wszystkich pozostałych postanowień Polityki: w sytuacji wątpliwej postępujemy tak, jak nakazują wartości. 1. Odwaga — mówimy prawdę także wtedy, gdy jest niewygodna: klientowi o ryzykach i słabych punktach jego produktu, partnerom o problemach we współpracy, sobie nawzajem o własnych błędach. Mamy odwagę powiedzieć „nie" — projektowi, praktyce lub oczekiwaniu, które stoi w sprzeczności z prawem, niniejszą Polityką lub dobrze pojętym interesem klienta. 2. Transparentność — komunikujemy otwarcie blokery, problemy i ograniczenia — własne, projektowe i narzędziowe — w momencie, gdy je dostrzegamy, a nie gdy stają się niemożliwe do ukrycia. Ujawniamy konflikty interesów, jasno komunikujemy zasady współpracy i nie składamy obietnic, których nie potrafimy dotrzymać. 3. Ciekawość — pracujemy w oparciu o dowody: rekomendacje, decyzje i oceny opieramy na danych i zweryfikowanych informacjach, nie na przeczuciach, modzie ani autorytecie. Zadajemy pytania, zanim sformułujemy osąd, i jesteśmy gotowi zmienić zdanie, gdy dane temu przeczą. Każdy ze wspólników Firmy osobiście odpowiada za przestrzeganie jednej z wartości oraz za budowanie praktyk Firmy w oparciu o nią:

Odpowiedzialność za wartość oznacza: dawanie przykładu własną praktyką, reagowanie na zachowania z nią sprzeczne oraz rozwijanie narzędzi i procesów, które czynią ją codzienną praktyką zespołu. Wartości uzupełniają zasady ogólne: 1. Zgodność z prawem — przestrzegamy przepisów obowiązujących w każdej jurysdykcji, w której działamy; tam, gdzie standardy lokalne są niższe niż niniejsza Polityka, stosujemy Politykę. 2. Odpowiedzialność — każda osoba objęta Polityką odpowiada osobiście za swoje decyzje i zgłasza wątpliwości, zamiast je ignorować. 3. Szacunek — nie tolerujemy dyskryminacji, mobbingu ani żadnej formy poniżającego traktowania. Kierujemy się także uznanymi standardami międzynarodowymi, w tym zasadami inicjatywy UN Global Compact oraz Wytycznymi OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych, w zakresie adekwatnym do skali naszej działalności.

3. Przeciwdziałanie korupcji i łapownictwu

1. Stosujemy zasadę zerowej tolerancji dla korupcji we wszystkich formach — łapownictwa, płatności przyspieszających (facilitation payments), handlu wpływami — zarówno w relacjach z sektorem publicznym, jak i prywatnym. 2. Nie oferujemy, nie obiecujemy, nie wręczamy ani nie przyjmujemy korzyści majątkowych lub osobistych w celu uzyskania nienależnej przewagi biznesowej. 3. Prezenty i zaproszenia: dopuszczalne są wyłącznie zwyczajowe upominki i gesty gościnności o niskiej wartości (orientacyjnie do 200 zł; kwota w złotych jest rozstrzygająca), które nie mogą wpływać na decyzje biznesowe i nie mogą być wręczane w trakcie negocjacji, przetargu lub innej sytuacji decyzyjnej. Prezenty w gotówce lub jej ekwiwalentach są zakazane bez wyjątków. 4. Darowizny charytatywne i sponsoring nie mogą służyć obejściu zakazów korupcyjnych; nie finansujemy partii politycznych ani kampanii wyborczych. 5. Powyższe zasady stosujemy zgodnie z przepisami polskiego Kodeksu karnego dotyczącymi przestępstw korupcyjnych oraz — tam gdzie ma to zastosowanie do naszych klientów i projektów — z uwzględnieniem standardów takich jak UK Bribery Act i FCPA.

4. Konflikty interesów

1. Konflikt interesów powstaje, gdy interes prywatny (finansowy, rodzinny, zawodowy) może wpływać — lub sprawiać wrażenie, że wpływa — na obiektywność decyzji podejmowanych w ramach pracy dla Firmy lub jej klientów. 2. Każdy faktyczny lub potencjalny konflikt interesów należy niezwłocznie ujawnić jednemu ze wspólników Firmy. Konflikt dotyczący wspólnika ujawnia się pozostałym wspólnikom, a konflikt dotyczący wszystkich wspólników — bezpośrednio klientowi, którego sprawa dotyczy. 3. W szczególności ujawnieniu podlegają: równoległa współpraca z konkurentami klienta w tym samym obszarze produktowym, interesy majątkowe w podmiotach klienta lub jego konkurentów, relacje osobiste wpływające na decyzje zakupowe lub rekomendacje. 4. Ujawnienie konfliktu nie oznacza automatycznie zakazu działania — oznacza obowiązek uzgodnienia sposobu zarządzenia konfliktem (wyłączenie z decyzji, bariery informacyjne, zgoda klienta).

5. Uczciwa konkurencja

1. Konkurujemy jakością pracy, nie nieuczciwymi praktykami. Przestrzegamy prawa ochrony konkurencji (w tym ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów oraz art. 101–102 TFUE). 2. Nie zawieramy porozumień cenowych, nie dzielimy rynku, nie wymieniamy z konkurentami informacji wrażliwych konkurencyjnie. 3. Nie pozyskujemy informacji o konkurentach metodami nielegalnymi lub nieetycznymi i nie rozpowszechniamy o nich nieprawdziwych informacji. 4. W materiałach marketingowych i ofertach przedstawiamy nasze kompetencje i doświadczenie zgodnie z prawdą.

6. Poufność i informacje klientów

1. Informacje poufne klientów — strategie, dane produktowe, dane finansowe, roadmapy, wyniki badań — chronimy niezależnie od tego, czy zawarto odrębną umowę NDA. 2. Informacji poufnych jednego klienta nie wykorzystujemy na rzecz innego klienta ani na własną korzyść. 3. Obowiązek poufności trwa po zakończeniu współpracy. 4. Materiały klientów przechowujemy z zachowaniem rozsądnych środków bezpieczeństwa (kontrola dostępu, szyfrowanie urządzeń, unikanie niezabezpieczonych kanałów) i usuwamy lub zwracamy po zakończeniu projektu, zgodnie z umową.

7. Rzetelność pracy doradczej

1. Nie dopasowujemy wniosków do oczekiwań zleceniodawcy. Rekomendacja niewygodna dla sponsora projektu nie jest zmiękczana, pomijana ani odkładana — jest komunikowana wprost, wraz z danymi, które za nią stoją. 2. Uczciwie przedstawiamy ograniczenia naszej pracy: jakość i zakres danych, poziom niepewności, przyjęte założenia. Nie prezentujemy hipotez jako faktów, a opinii jako wyników badań. 3. Jeżeli w trakcie projektu nowe dane podważają wcześniejsze rekomendacje — w tym nasze własne — informujemy o tym klienta jako pierwsi.

8. Komunikacja publiczna i case studies

1. Case studies, referencje i przykłady z projektów publikujemy wyłącznie za zgodą klienta co do zakresu i formy publikacji. 2. Wizerunek klienta podlega ochronie. Publiczna narracja pokazuje problem i rozwiązanie — nie słabości klienta. Nie komentujemy publicznie, wprost ani aluzyjnie, stanu zastanego, błędów ani wewnętrznych realiów organizacji klienta w sposób stawiający ją w złym świetle. Dotyczy to również byłych klientów oraz opisów zanonimizowanych, które mimo anonimizacji pozwalają klienta zidentyfikować. 3. W komunikacji publicznej (media, konferencje, social media) opinie wyrażamy jako własne, nie ujawniamy informacji poufnych ani danych klientów, a relacje komercyjne oznaczamy tam, gdzie ich pominięcie wprowadzałoby odbiorców w błąd.

9. Ochrona danych osobowych

1. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z RODO oraz polską ustawą o ochronie danych osobowych: zgodnie z prawem, w konkretnych celach, w minimalnym niezbędnym zakresie i przez ograniczony czas. 2. Gdy przetwarzamy dane osobowe w imieniu klienta, robimy to wyłącznie na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO) i zgodnie z udokumentowanymi poleceniami klienta. 3. Incydenty naruszenia ochrony danych zgłaszamy niezwłocznie osobie odpowiedzialnej w Firmie oraz — gdy działamy jako podmiot przetwarzający — klientowi, tak aby umożliwić dochowanie terminów ustawowych (co do zasady 72 godziny na zgłoszenie do organu nadzorczego przez administratora). 4. Podwykonawców dopuszczamy do danych osobowych wyłącznie po zapewnieniu równoważnych gwarancji ochrony.

10. Etyczne i odpowiedzialne wykorzystanie AI

Jako firma doradztwa produktowego korzystamy z narzędzi AI i doradzamy klientom w ich zakresie. Zobowiązujemy się do: 1. Nadzoru człowieka — wyniki pracy narzędzi AI podlegają weryfikacji merytorycznej przez człowieka przed przekazaniem klientowi; odpowiedzialność za rezultat zawsze ponosi człowiek, nie narzędzie. 2. Przejrzystości — na życzenie klienta informujemy, w jakim zakresie i jakimi narzędziami AI wspieraliśmy realizację projektu; oznaczamy treści generowane przez AI tam, gdzie wymagają tego przepisy (w tym obowiązki przejrzystości z art. 50 rozporządzenia UE w sprawie AI (AI Act), stosowane od 2 sierpnia 2026 r.). 3. Ochrony danych klientów — poufnych danych klientów nie wprowadzamy do publicznych narzędzi AI bez podstawy umownej lub zgody klienta; korzystamy z narzędzi o zweryfikowanych zasadach przetwarzania danych (brak trenowania na danych wejściowych lub wyraźne wyłączenie tej opcji). 4. Kompetencji AI (AI literacy) — zgodnie z art. 4 AI Act wspieramy rozwój kompetencji w zakresie AI u osób pracujących z tymi narzędziami na rzecz Firmy. 5. Unikania zastosowań szkodliwych — nie wykorzystujemy AI do manipulacji, dezinformacji, dyskryminującego profilowania ani zastosowań zakazanych przez AI Act; nie doradzamy klientom rozwiązań, które takie praktyki by realizowały.

11. Własność intelektualna

1. Szanujemy własność intelektualną osób trzecich: korzystamy z oprogramowania, treści i danych zgodnie z licencjami; nie kopiujemy cudzych rozwiązań w sposób naruszający prawo lub dobre obyczaje. 2. Prawa do rezultatów prac wykonanych dla klientów przenosimy lub licencjonujemy zgodnie z umową; do czasu przeniesienia zarządzamy nimi z należytą starannością. 3. Chronimy know-how Firmy i respektujemy analogiczne prawa naszych współpracowników i podwykonawców.

12. Ludzie: równe traktowanie i środowisko pracy

1. Zapewniamy równe traktowanie w zatrudnieniu i współpracy niezależnie od płci, wieku, niepełnosprawności, rasy, religii, narodowości, przekonań politycznych, przynależności związkowej, pochodzenia etnicznego, wyznania, orientacji seksualnej, formy zatrudnienia oraz innych cech prawnie chronionych. 2. Nie tolerujemy mobbingu, molestowania (w tym molestowania seksualnego), zastraszania ani upokarzającego traktowania — w biurze, w pracy zdalnej i w komunikacji elektronicznej. 3. Decyzje o współpracy, wynagrodzeniu i awansie opieramy na kompetencjach i wynikach. 4. Zapewniamy bezpieczne i higieniczne warunki pracy odpowiednie do charakteru działalności (praca biurowa/zdalna), w tym poszanowanie prawa do odpoczynku i granic dostępności poza godzinami pracy. 5. Bezwzględnie zakazujemy pracy dzieci i pracy przymusowej — w naszej działalności i u naszych dostawców. 6. Ochrona działa w obie strony. Jeżeli przedstawiciel klienta lub partnera biznesowego narusza godność osoby pracującej na rzecz Firmy, Firma staje po stronie swojej osoby i reaguje — od interwencji u klienta po zakończenie współpracy włącznie. Żaden kontrakt nie jest wart przyzwolenia na poniżające traktowanie naszych ludzi.

13. Prawa człowieka i łańcuch dostaw

1. Respektujemy prawa człowieka zgodnie z Wytycznymi ONZ dotyczącymi biznesu i praw człowieka (UNGPs). 2. Dobierając dostawców i podwykonawców, uwzględniamy — obok jakości i ceny — ich zgodność z prawem, praktyki pracownicze i reputację etyczną. 3. Oczekujemy od podwykonawców działających na rzecz naszych klientów przestrzegania standardów co najmniej równoważnych niniejszej Polityce i jesteśmy gotowi zakończyć współpracę w przypadku ich istotnego naruszenia.

14. Środowisko

Nasz bezpośredni ślad środowiskowy jest ograniczony (działalność usługowa, praca w znacznej mierze zdalna), ale zobowiązujemy się do: 1. ograniczania podróży służbowych do niezbędnych i wybierania niskoemisyjnych środków transportu tam, gdzie to praktyczne, 2. wydłużania cyklu życia sprzętu elektronicznego oraz odpowiedzialnego recyklingu elektroodpadów, 3. uwzględniania kryteriów środowiskowych przy wyborze dostawców usług (m.in. hosting/chmura), 4. przestrzegania mających zastosowanie przepisów ochrony środowiska.

15. Rzetelność finansowa i dokumentacyjna

1. Prowadzimy księgi i dokumentację rzetelnie; wszystkie transakcje są prawidłowo dokumentowane i rozliczane. 2. Wykonujemy zobowiązania podatkowe zgodnie z prawem; nie uczestniczymy w praniu pieniędzy ani finansowaniu terroryzmu i nie podejmujemy współpracy, której legalności nie potrafimy zweryfikować. 3. Przestrzegamy mających zastosowanie sankcji międzynarodowych (UE, ONZ oraz inne właściwe reżimy sankcyjne).

16. Zgłaszanie naruszeń i ochrona zgłaszających

1. Każda osoba objęta Polityką ma obowiązek zgłosić podejrzenie jej naruszenia lub naruszenia prawa. Zgłoszenia przyjmują wspólnicy Firmy: [email protected]. Jeżeli zgłoszenie dotyczy jednego ze wspólników, można je skierować do innego wspólnika; jeżeli dotyczy wszystkich wspólników — do właściwych organów zewnętrznych, a jeżeli sprawa dotyczy konkretnego klienta — także bezpośrednio do tego klienta. 2. Na rzecz Firmy pracę zarobkową wykonuje mniej niż 50 osób, więc Firma nie podlega ustawowemu obowiązkowi wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów — standardy tej ustawy stosujemy jednak dobrowolnie, w tym: • poufność tożsamości osoby zgłaszającej, • potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni i informację zwrotną w terminie do 3 miesięcy, • rzetelne i bezstronne rozpatrzenie każdego zgłoszenia. 3. Zakaz działań odwetowych: wobec osoby zgłaszającej w dobrej wierze nie będą podejmowane żadne działania odwetowe (wypowiedzenie, pogorszenie warunków, pomijanie w projektach, nękanie). Zakaz obejmuje także osoby pomagające w zgłoszeniu. 4. Zgłoszenia świadomie nieprawdziwe stanowią naruszenie niniejszej Polityki. 5. Niezależnie od kanału wewnętrznego, każdy ma prawo dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego organu publicznego, zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.

17. Odpowiedzialność, wdrożenie i przegląd

1. Za wdrożenie, komunikację i egzekwowanie Polityki odpowiada Zarząd Firmy. Za budowanie praktyk związanych z poszczególnymi wartościami odpowiadają wspólnicy wskazani w § 2. 2. Naruszenie Polityki może skutkować konsekwencjami odpowiednimi do formy współpracy: od rozmowy korygującej, przez konsekwencje przewidziane prawem pracy, po rozwiązanie umowy współpracy lub umowy z dostawcą, a w przypadku naruszenia prawa — zawiadomieniem właściwych organów. 3. Każda osoba rozpoczynająca współpracę z Firmą zapoznaje się z Polityką i potwierdza to pisemnie lub elektronicznie. 4. Polityka podlega przeglądowi co najmniej raz w roku oraz każdorazowo po istotnej zmianie przepisów lub charakteru działalności. 5. W sprawach nieuregulowanych Polityką decyduje test praktyczny: Czy ta decyzja obroni się, gdy stanie się publicznie znana — przed klientem, organem i opinią publiczną? Jeśli odpowiedź budzi wątpliwość, decyzję należy skonsultować przed działaniem.

Załącznik A. Wartości w praktyce — przykładowe scenariusze